IT-Sicherheit & Datenschutz
über Vertraulichkeit & NDA ‒ Hosting & Infrastruktur ‒ Verschlüsselung ‒ Zugriffskontrollen ‒ DSGVO ‒ Datensicherung
1. Vertrauliche Mandatsbeziehung
Der Schutz sensibler Unternehmens‒ und Vermögensinformationen hat für uns höchste Priorität. Bereits vor Beginn eines Mandats kann auf Wunsch eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) abgeschlossen werden.
Alle Informationen, Dokumente und Daten werden ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Mandats verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Der Zugriff auf Daten erfolgt ausschließlich durch autorisierte Personen und ausschließlich für mandatsbezogene Zwecke.
2. Sichere Infrastruktur
Für die Organisation der Registerstrukturen und der zugehörigen Dokumentationen nutzen wir eine sichere cloudbasierte Arbeitsumgebung. Die technische Infrastruktur basiert auf Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS), einem weltweit führenden Anbieter für sichere Cloud-Infrastruktur. Diese Rechenzentren erfüllen international anerkannte Sicherheitsstandards und werden regelmäßig unabhängig geprüft.
Je nach Konfiguration können Daten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden.
3. Verschlüsselung und Datenübertragung
Alle Datenübertragungen erfolgen über moderne Verschlüsselungsprotokolle (TLS-Verschlüsselung). Dadurch sind Informationen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung geschützt.
Gespeicherte Daten werden zusätzlich durch AES-256-Verschlüsselung gesichert, einem international etablierten Sicherheitsstandard für die Speicherung sensibler Informationen.
4. Zugriffskontrolle und Berechtigungssystem
Der Zugriff auf Informationen erfolgt über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Das bedeutet, dass nur Personen Zugriff auf bestimmte Inhalte erhalten, die für ihre jeweilige Rolle autorisiert sind.
Je nach Struktur können beispielsweise Gesellschafter, Geschäftsführung, interne Mitarbeiter, ausgewählte Berater, individuelle Zugriffsrechte auf bestimmte Register oder Dokumente erhalten.
5. Datenschutz und DSGVO
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bei der Nutzung externer IT-Dienstleister werden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements) abgeschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass auch externe Dienstleister die Anforderungen des europäischen Datenschutzrechts erfüllen.
Darüber hinaus werden nur diejenigen Daten erhoben und verarbeitet, die für die Durchführung des jeweiligen Mandats erforderlich sind.
6. Strukturierte Dokumentation und Datensicherheit
Alle Dokumente und Informationen werden strukturiert den jeweiligen Unternehmensregistern zugeordnet. Dadurch entsteht eine transparente Dokumentationsstruktur für Beteiligungen, Verträge, Finanzierungen, Immobilien, Versicherungen und weitere relevante Informationen.
Regelmäßige Datensicherungen sowie organisatorische Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Informationen dauerhaft geschützt und nachvollziehbar dokumentiert bleiben.
7. Unsere Sicherheitsstandards
Wir arbeiten regelmäßig mit sensiblen Unternehmens- und Vermögensstrukturen. Deshalb orientieren sich unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen an den Sicherheitsstandards, die auch in Family Offices und professionellen Vermögensstrukturen üblich sind.
Für die Organisation der Registerstrukturen und der zugehörigen Dokumentationen nutzen wir eine sichere cloudbasierte Arbeitsumgebung. Die eingesetzte Infrastruktur wird auf den Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) betrieben und erfüllt internationale Sicherheitsstandards wie SOC 2 und ISO 27001.
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2+) und gespeicherte Daten werden mittels AES-256-Verschlüsselung geschützt. Je nach Konfiguration können Workspace-Daten innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der Plattformanbieter agiert als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Entsprechende Datenverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements) können abgeschlossen werden.
Der nächste Schritt ist kein Klick.
Ergänzend können auf Mandatsebene Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) sowie rollenbasierte Zugriffskonzepte eingerichtet werden, um den Zugang zu sensiblen Informationen strikt zu kontrollieren.
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